I anledning af at 2020 er lige om hjørnet, og at mange af os har et ønske om at gøre det endnu bedre næste år, har jeg samlet mine bedste råd til at få strømlinet jeres prækvalifikationer og tilbudstekster, så I kan vinde flere tilbud, med mindre arbejde i det nye år.

Lyder det som noget for jer, synes jeg du skal følge med i kalenderen.

Første søndag i advent – Referenceskema

Første afsnit kan allerede nu læses på Schou Kommunikations Facebook eller Instagram side, og handler om, hvordan I får indhentet information til referencer på en nemmere måde.

Har du lyst til at se, hvordan et referenceskema til en entreprenørvirksomhed for eksempel kan se ud, kan du hente én af mine skabeloner her nedenfor.

Jeg håber du får glæde af det, men husk at tilpasse det, så det passer til jeres opgaver.

Referenceskema

Vil du have flere tips til bedre referencer, er du også meget velkommen til at læse blogindlægget “3 tips til bedre referencer“

Hver søndag i advent kommer et nyt tip til at effektivisere jeres arbejde med tilbudstekster, så følg med på Facebook og Instagram, hvis du ikke vil risikere at gå glip af et indlæg.

Anden søndag i advent – Tekstbank

Jeg har lagt andet afsnit af årets adventskalender ud på Instagram og Facebook, og det handler om at udnytte de tilbud du allerede har afleveret (med succes) til nye tilbudstekster.

Uanset om I har en kommunikationsafdeling, en som mig, eller skriver tilbudsteksterne selv, er der grund til at lave en tekstbank.

For det er ret udbredt at gå og huske det: ”det svarede vi også på til Vejdirektoratet på VIW …” eller ”det ligger inde på tilbud 20190511B” og det er fint, men for det første kan det ikke overleveres til en kollega og for det andet, risikerer du at have glemt et super godt tekststykke.

Så i stedet skal I oprette en tekstbank.

Hvordan gør I så nemmest det

Det gør I ved enten at gå tilbage og kigge på tilbud I har fået gode bedømmelser på, eller ved fremover at gennemgå jeres tilbud efter aflevering og klippe dem i stykker.

Klip det op i så små dele som muligt; i det der handler om kommunikationslinjer i organisationen, det der handler om begrænsning af støv og støj gener, det der handler om jeres maskinpark osv.

De bidder gemmes så under overskrifter i OneNote eller Word, så du til sidst har måske 3 eller 4 mulige beskrivelser af for eksempel rollefordelingen i projektorganisationen, og nemt kan vælge den bedste til opgaven.

Skriv også gerne i din overskrift hvem bygherre var, for det kan gøre det nemt at søge det frem, og betyder at du både ved, hvad bygherre kan lide, og at I har sendt det til dem før, så der måske lige skal byttes lidt om på nogle formuleringer for afvekslingens skyld.

Og hvor skal den gemmes

Jeg gemmer selv tekster for kunder i OneNote, hvor man arbejder med sektioner og sider, men er du mere hjemmevant i Word, bør du oprette en mappe, der hedder ”Tekstbank” og så individuelle dokumenter med overskrifter som f.eks. ”Miljø”, ”Kvalitetssikring” og ”Risikovurdering”, inde i dokumenterne bruger du så overskrifter til at markere ”Kvalitetssikring af UE’ere”, ”Kontrol og ansvar” og ”KS-håndbog”, så du har beskrivelserne liggende, hvor de er nemme at finde.

Rigtig god fornøjelse med det.

Jeg håber, at I får glæde af det og kan mærke, at jeres tilbudsproces bliver mere effektiv.

Tredje søndag i advent – Indledninger

Står du i den fantastiske situation, at du skriver til nogen, hvis hjerne fungerer præcist som din. En person som har alle de samme faglige kompetencer som du har, kan du bare springe det her afsnit over. Du er en slags tilbudsteksternes enhjørning, og skal bare nyde din særstilling.

Men sidder du i stedet som f.eks. ingeniør og skriver til jurister hos udbyder, så er det måske værd at læse med her.

Dagens afsnit handler nemlig om at blive bedre til at skrive indledninger, der kan lede din læser godt igennem din tilbudstekst. Det giver dem en oplevelse af, at du har afleveret et gennemtænkt og velstruktureret tilbud. Og dermed også kan levere en gennemtænkt og velstruktureret løsning på deres problem.

Det giver jer bedre karakterer på jeres tilbudstekster, og betyder derfor, at I får større udbytte af den tid og de penge I bruger på at afgive tilbud.

Ovenstående er en indledning til min tekst. Jeg har fortalt dig, hvad du skal læse om, og hvorfor. Når du fortæller din læser, hvad du vil gennemgå nedenfor og eventuelt også hvorfor I har valgt netop de elementer, styrer du deres læsning og giver dem ro.

Det kan være så kort som:

“I risikovurderingen har vi valgt at tage udgangspunkt i fire risici, nemlig logistik, styret boring, uautoriseret adgang og trafikhåndtering. De gennemgås alle nedenfor.
Straks efter kontraktindgåelse vil vi naturligvis udarbejde en detaljeret risikovurdering af alle relevante risici på opgaven.
Som eksempel på, hvad en sådan risikovurdering vil indeholde, har vi vedlagt vores risikolog som bilag.”

Det siger formentlig sig selv, at I naturligvis skal besvare alle spørgsmål stillet i udbudsmaterialet, og gerne et par ekstra. Og netop derfor vælger mange ikke at skrive en indledning.

For hvorfor skrive en indledning, når begge parter allerede kender spørgsmålene og genren…

Men indledningens opgave er ikke at fortælle din læser, hvad spørgsmålet er. Det er at fortælle din læser, at du har forstået spørgsmålet, og hvorfor det er relevant at besvare på den her opgave. Og ikke mindst; at vise, at du giver dig tid til at forstå deres problem, og er investeret i at finde en løsning.

Og det er måske i virkeligheden det vigtigste du kan sige med din tilbudstekst.

Fjerde søndag i advent – opsummeringer

Det er blevet tid for fjerde og sidste afsnit af årets adventskalender, og denne gang handler det om at skrive opsummeringer.

Opsummeringen er en lille konklusion på din tilbudstekst, og er din mulighed for lige at fremhæve de vigtigste ting i din tekst, og der hvor du antager, at du adskiller dig mest fra konkurrenterne.

Da du næsten altid arbejder under ret strenge begrænsninger for teksten, skal du holde opsummeringen kort. Det kunne f.eks. være at skrive:

”Som nævnt ovenfor, har vi valgt at fokusere på x, y og z i vores opgaveløsning. Det giver os … (f.eks. en mere robust tidsplan/en løsning med færrest mulige gener for beboere/mulighed for at tilbyde…). ”

Når du laver en opsummering, sikrer du dig både at læseren har fanget de væsentligste pointer i din tekst, og slutter af med et professionelt og sikkert indtryk.

Har du brugt nogle af rådene ovenfor, men vil gerne lige sikre dig, at det er gjort rigtigt, er du meget velkommen til at skrive til mig. Det kan du gøre på hej@schoukommunikation.dk eller på LinkedIn.
Jeg ser frem til at høre fra dig.