Det er ingen hemmelighed at bedre karakterer på tilbudsskrivene, eller de bløde værdier som de også kaldes, letter presset på prisen, når der konkurreres på bedste forhold mellem pris og kvalitet.

I forbindelse med Schou Kommunikations 1-års fødselsdag i august 2019, kørte jeg derfor en ”Tilbudsskole” på Facebook, der handlede om organisationsbeskrivelser.

Blogindlægget her er en samling og let omskrivning af de indlæg, så fulgte du med på Facebook, skulle du meget gerne allerede vide det meste.

Indledningen i din organisationsbeskrivelse er en oplagt mulighed for at vise, at I har forstået opgavens udfordringer, og har præcis de kompetencer, der skal til for at løse dem.

Det kan derfor være en rigtig god ide at indlede din organisationsbeskrivelse med en kort beskrivelse af, hvad I har haft fokus på, da I sammensatte projektorganisationen.

Måske er det en opgave med mange forskellige fagområder og underentreprenører, så har I formentlig sat en projektorganisation med fokus på samarbejdskompetencer og erfaring med styring af komplekse opgaver.
Eller måske er det en rammeaftale, der potentielt løber over de næste 8 år. Så kan det være en god ide at understrege, at I har valgt en organisation med en stærk tilknytning til jeres virksomhed, og at I naturligvis også tilbyder en back-up organisation, bare for en sikkerheds skyld.

Indledningen skal ikke være lang, men det gør meget for læsevenligheden at bruge bare 3-4 linjer på at beskrive, hvad I har sat organisationen efter, og hvad I vil gennemgå i dokumentet.

Når du skal beskrive den tilbudte projektorganisation, er dit organisationsdiagram naturligvis helt centralt, og det er derfor også placeret både som billede i beskrivelsen og som bilag i fuld størrelse.

Men organisationsdiagrammer kan have en tendens til at blive meget interne. Så man lidt glemmer at tænke berøringspunkter udenfor ens egen organisation ind i diagrammet.

Er der tale om et lidt mere komplekst projekt, eller et projekt med flere interessenter, kan det være en god ide at sørge for at vise, hvor jeres projektorganisationen møder bygherres organisation.

Er det kun projektlederen, der har kontakt med bygherre, eller er der for eksempel et fagområde, der bør have en særlig kontakt til bygherre/rådgiver i forbindelse med optimeringer eller koordinering?

Eller har bygherre måske selv foreslået et koordineringsforum, hvor I kan møde interessenter? I så fald kan du overveje at markere på diagrammet, hvem fra jeres organisation, der vil indgå i det forum.

Jeg håber, at I allerede har relevante projekter på jeres CV’er. Ellers vil jeg i hvert fald klart opfordre jer til det.

Og når I så har det; så har I sikkert også bemærket, at hvert projekt har mange deltagere. Opgaven skulle for eksempel gerne fremgå af både projektleder, formand og arbejdsmiljøkoordinators CV.

Der kan derfor være temmelig meget tid at spare, på at oprette en “CV-bank”, hvor alle opgaver er beskrevet i detaljer og sat op i det rigtige format, så I blot skal kopiere fra den over i det relevante CV og skrive lidt om vedkommendes rolle i projektet.

Skal det være rigtigt effektivt, sørger I for at skrive HELE teamet på opgaven i CV-banken allerede når den afsluttes.
Så har I altid informationen, og kan bare kopiere derfra.

Jeg er absolut klar over, at der kan være både plads- og tidsmangel på det her stadie, men der kan virkelig være meget at vinde ved at udnytte de sidste linjer til en opsummering af jeres kompetencer.

Det sker jo desværre nogle gange, at vores tekst ikke er helt så klar som vi selv synes, eller måske blev læseren distraheret et kort øjeblik…
Derfor er en opsummering en genial måde at sikre, at din læser afslutter med at få præciseret, hvorfor I er det helt rigtige valg til den her opgave.

Måske har din projektleder 30 års erfaring med at arbejde med fredede bygninger, eller måske har I branchens bedste materiel og de dygtigste eksperter til præcis den opgave, bygherre er mest bekymret for…

Uanset hvad det er, der er dit stærkeste kort, bør du afslutte din tekst med at fremhæve det.

Ligesom med indledningen skal du ikke bruge meget plads på det, men et kort afsnit der opsummerer jeres stærkeste kort, og peger frem mod et godt samarbejde, er godt givet ud.

Vil du gerne læse mere om, hvordan du forbedrer dine tilbudstekster, kan du for eksempel læse om 3 funktioner, der ofte glemmes på organisationsdiagrammer, eller om hvordan du skriver bedre referencer.
Og har du nogen spørgsmål kan jeg fanges på mail, LinkedIn og Facebook.