Dit organisationsdiagram afslører ikke blot, hvem du tilbyder til opgaven, men også om du har forstået opgavens vigtigste elementer, og om du opfatter det som en meget enkel eller kompleks opgave. Og den forståelse skal helst stemme nogenlunde overens med ordregivers, for at de føler sig i trygge hænder.

Projektorganisationen er, i min erfaring, ofte noget af det ordregiver vægter meget tungt. Som ordregiver har man naturligvis fokus på udførelsesfasen, men det er klart at samarbejde, stabilitet og kvalitetssikring også vægter tungt, når man skal føle sig tryg ved en tilbudsgiver.
Derfor gennemgår jeg nedenfor 3 funktioner, som kan have stor betydning for vurderingen af jeres tilbud, men som ofte glemmes.

Kvalitetssikring

I det daglige arbejde er kvalitetssikringen (forhåbentligt) en integreret del af jeres arbejdsprocesser, og I ved præcist hvem der skal udføre den og hvem der har det endelige ansvar. Men fra bygherres perspektiv er kvalitetssikring ofte ét af de helt store bekymringspunkter. Det er derfor en god investering at tydeliggøre kvalitetssikringen i dit organisationsdiagram.

Der er forskellige jobfunktioner knyttet til kvalitetssikringen, og hvilken én du skal vælge, afhænger af jeres organisation og projektets størrelse.

Er der tale om et mindre projekt er det muligvis nok, at jeres interne kvalitetssikringsansvarlige fungerer som sparringspartner for projektlederen i forbindelse med opstart af projektet. Så sætter du hende eller ham på som en stabsfunktion under projektlederen.
Taler vi om et lidt større projekt, kan det give mening at markere i organisationsdiagrammet, at der er afsat ressourcer til at følge op på kvalitetssikringen og at sørge for at bygherre får dokumentationen løbende. Det kan man for eksempel løse ved at have en teknisk assistent eller projektlederassistent med ansvar for kvalitetssikring som en stabsfunktion under projektlederen.

Styring af underentreprenører

Det er sjældent at man kan løse større opgaver uden anvendelse af underentreprenører. Og det er jo reelt nok. Men det er en god ide at imødegå bygherres bekymring for styring og samarbejde, for vi har alle sammen hørt skrækhistorier om underentreprenører, der modarbejder hinanden og projekter der skrider (host*Herlev Hospital*host).

Derfor bør du skrive dine underentreprenører i dit organisationsdiagram. Også hvis du ikke har valgt dem endnu.
Når du tydelig markerer, hvilke opgaver der skal løses af en underentreprenør og hvem der er ansvarlig for at koordinere deres arbejdsopgaver og føre tilsyn med deres arbejdsmiljø, kvalitetssikring og så videre, viser du bygherre, at du har tænkt alle de relevante arbejdsopgaver ind i din organisation.

Det kan du for eksempel gøre ved at samle dem i grupper, der giver fagligt mening og gerne under en formand eller entrepriseleder, der har relevant erfaring eller relaterede arbejdsområder.

Personligt markerer jeg ofte underentreprenører med en anden farve end egenproduktion, men det er naturligvis altid en afvejning og afhænger af hvor nemt læselig du vil gøre den information.

Back-up

Den tredje og sidste funktion jeg vil nævne her, er back-up. Det er særligt relevant, når vi taler store projekter eller aftaler der har meget lang løbetid, som for eksempel rammeaftaler.

Det giver stor tryghed for bygherre/ordregiver, at I har tænkt ferie, sygdom og jobskifte ind i jeres projektorganisation, og at I har mulighed for at tilbyde kvalificerede alternativer.

På billedet øverst kan du se, at jeg markerer mine back-up funktioner med stiplet linje. Det er naturligvis en smagssag, men budskabet er ”bare rolig den her får vi ikke brug for… men den er der. Vi har styr på det”. Det er muligvis et kompliceret budskab at forvente at en samling prikker, men jeg synes den bærer det meget godt.

Hvad skal du så have med?

Som opsummering: du skal naturligvis ikke ”opfinde” funktioner, som I ikke har tænkt jer at tilbyde bygherre. Men har I faktisk allerede en intern KS-koordinator, der hjælper projektlederen i gang og tilpasser kontrolplaner og så videre, så få da endelig vedkommende på. Og har din projektleder en teknisk assistent han eller hun ofte benytter, så sæt vedkommende på organisationsdiagrammet.

Jeres organisationsdiagram skal afspejle de ressourcer I trækker på i løsningen, ikke kun de medarbejdere, der vil være ude på pladsen.
Jeg håber, du kunne bruge gennemgangen her til noget. Hvis du har nogen spørgsmål kan jeg nemt fanges på mail, på Facebook eller på LinkedIn.

Kunne du også bruge nogle råd til jeres referencelister eller 5 gode råd til tilbudstekster, så ligger de også lige klar til læsning.

God fornøjelse og held og lykke med jeres næste tilbud!