Jeg oplever nogle gange, at det her med at skrive gode referencer ikke er helt enkelt. Og det er lidt ærgerligt, for gode referencer kan virkelig gøre en forskel på bundlinjen.
Referencerne er rigtigt vigtige, når I skal vise en bygherre eller ordregiver, at I kan løfte opgaven. Uanset om det er en i prækvalifikations- eller tilbudsfase.
Men hvordan sikrer I, at jeres referencer er gode nok, og at I har fået det hele med?

Det har jeg samlet 3 gode råd til her:

Brug Word

Jeg er klar over, at det her måske er ét af mine mest kontroversielle råd, i en branche der ikke kan forstå at Microsoft nogensinde gav sig til at opfinde andet end Excel. Men Word er din ven, når det kommer til referencer!

Jeg har modtaget op til flere referencer fra samarbejdspartnere, der lød noget i retning af ”Forsamlingshus. Hvalsø. 200.000 kr.”. Det er en Excel-reference.
Det har på et tidspunkt givet god mening at holde lidt styr på, hvad man havde af opgaver, og det har man gjort i Excel. Resultatet er, at referencen er meget svær at puste liv i, når man skal sælge den til en bygherre, der er bekymret for om man kan håndtere, at hans projekt ligger på en skolevej.
I den anden ende af skalaen er referencer der er opsat i eksempelvis InDesign. De ser rigtig godt ud, og det er nemt at sætte billeder ind, og gøre opsætningen indbydende.

Jeg bruger også selv InDesign, men i modsætning til stort set alle andre arbejdsprocesser, så er det altså godt at have tingene flere steder.
For hvis du kun har referencen i InDesign, eller lignende, lader du dig meget nemt begrænse af opsætningen. Det betyder, at du (måske ubevidst) kommer til at fravælge information, for at få det til at passe ind. Og det er synd.

Det er fint at have referencer i InDesign, eller en bestemt opsætning i Word, men husk at have din ”brutto” reference i Word, så du kan flytte lige præcis den relevante information over i dit InDesign dokument.

Lav en “brutto” reference

Og hvad er så din ”brutto” reference?
Det er den referencebeskrivelse, hvor du har ALT med. Ikke kun det du lige synes er vigtigt nu.

Der er flere grunde til at man kan være lidt uenige om, hvad det er vigtigt at nævne. Dels har man sin egen faglighed; hvis jeg normalt arbejder med beton, vil jeg være tilbøjelig til at beskrive betonarbejdet i detaljer og skøjte let henover ledningsarbejdet – og omvendt. Og dels kan det skifte i den tid man bruger referencen. Måske var det særligt ledningsdimensionerne i hæftede jer ved første gang I skrev referencen ned, men måske er det slet ikke det vigtige, når I skal bruge den til at blive prækvalificeret nu.

Derfor er det vigtigt, at I har en ”brutto” reference, hvor ALT er skrevet ind. Her står både de helt faktuelle ting; entreprisesum, ledningsdimensioner osv. og de bløde værdier. Var der f.eks. en skole lige i nærheden, som skulle tænkes ind i afspærringen? Var der særlige miljøhensyn? Kunne man med nogen som helst rimelighed påstå, at det var en klimasikringsopgave?

Når I så skal bruge referencen, sorterer I det fra, der ikke er relevant, eller korter det ned. Og sender resten.

Lav en tjekliste

Øverst i dit Word dokument, skal du bruge en lille skabelon, så du sikrer, at du har alt den relevante information, og at den står på samme måde hver gang.
Den skabelon kan også bruges til at sende til projektlederen eller en anden, der har siddet på projektet, så de ved, hvad du skal bruge af information, for at lave en god reference.
En skabelon indeholder blandt andet bygherre, rådgiver, entreprisesum og entrepriseform, men for at være helt sikker på, at du har det med, I normalt bliver spurgt om, så find lige de sidste 2-3 udbudsbetingelser I har arbejdet med frem, og tjek hvad de efterspørger.

Det var mine 3 bedste råd til bedre referencer. Det er 3 råd, der er nemme at implementere, og måske følger du dem allerede, eller måske har du et godt råd jeg har glemt…?

Så hold dig endelig ikke tilbage; viden har det bedst, når den bliver delt!

Vil du læse mere om referencer, tilbudstekster og prækvalifikation, så vil jeg foreslå dig at besøge min Facebookside, hvor jeg løbende deler tips og tricks. Du kan også læse mit blogindlæg om at skrive bedre tilbudstekster, eller følge mig på LinkedIn.